La gestión documental, una apuesta segura para ahorrar costes y ser más productivo

26-03-2015

La gestión documental es mucho más que guardar documentos en formato digital. Y también implica mucho más que disponer de unidades de red con carpetas accesibles desde el entorno corporativo.

Trata de:

  • Racionalizar los procesos de negocio
  • Trabajar de forma colaborativa con documentos compartidos desde cualquier lugar, a cualquier hora
  • Dejar de enviarse los documentos por correo electrónico sin saber cuál es la última versión (seguro que más de uno ya habéis vivido de primera mano qué supone no saber nunca cuál es el documento definitivo)

 

Ahorro de costes, mejora de la productividad

En Semic hemos apostado por ofrecer una plataforma de gestión documental porque estamos convencidos de que implica una mejora de la productividad de las empresas y un ahorro de costes muy significativo. En concreto, si tenemos que resumir los puntos clave en 4, estos serían:

 

money.jpgAhorro de costes porque la producción, distribución y conservación de documentos puede llegar a reducirse entre un 20-40% respecto a los sistemas de gestión documental en formato físico.

 

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Mejora la calidad del servicio al cliente, a quien se puede garantizar la entrega de documentación actualizada (facturas, pedidos, albaranes, presupuestos, etc.) en cualquier momento y desde cualquier lugar.

 

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Aumento de la eficiencia. Los trabajadores pueden dedicarse al 100% a sus tareas y descargarse de algunos procesos que pueden automatizarse gracias a la gestión documental.

 

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Mejora de la productividad. Ya no es necesario invertir tiempo en localizar documentos en papel o en pedirlos a otro departamento o compañero de trabajo. Los documentos están accesibles de forma inmediata y de acuerdo con un sistema de permisos.

 

 

Hacia una cultura del trabajo colaborativo

gestiondocumental2.jpgAhora que ya hemos puesto sobre la mesa sus ventajas, tenemos que insistir en que la gestión documental implica un cambio cultural en la empresa hacia el trabajo colaborativo, un cambio que puede abordarse con total escalabilidad, en función del tipo de empresa, de sus necesidades y recursos. El éxito empresarial ya depende – y cada vez dependerá más – de la gestión optimizada de todo el conocimiento y la información que generan sus trabajadores y de su capacidad de trabajar en equipo. Porque trabajar en equipo tiene poco que ver con “repartirse las tareas” y mucho más con “colaborar”.

Os iremos dando más detalles sobre cómo desde SEMIC os podemos ayudar a implantar un sistema de gestión documental en vuestra empresa. Si no podéis esperar, contactad con nosotros y os lo explicaremos:

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