Gestión documental

Almacena, gestiona, comparte y automatiza la información de tu empresa

Con nuestras soluciones de gestión documental la información fluirá y mejorarás la comunicación interna de tu negocio de una forma ágil y segura. Y si trabajas mejor internamente, tu relación con tus clientes y proveedores también será mucho mejor

 

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es un sistema que permite almacenar, gestionar y compartir documentos de forma digitalizada. Pero es mucho más que eso.

Como concepto global, es un sistema que permite trabajar en equipo de forma remota y con el que puedes llegar a automatizar los procesos de trabajo internos y externos de tu empresa. Hay diversas plataformas de gestión de documentos como Alfresco (plataforma de código libre). Nosotros siempre escogemos la que mejor se adapta a cada cliente.

icono gestion documental
  • centraliza documentos

    UNIFICA TU ARCHIVO DE DOCUMENTOS

    Si la información está digitalizada y centralizada, es más fácil y rápido encontrarla. Y se evitan duplicidades de documentos y versiones. Se trabaja mejor, no se pierde tiempo en investigar si un documento tiene o no validez.

  • icono comparte documentos

    COMPARTE Y COLABORA

    Organiza y comparte documentos y archivos y edítalos online, controlando sus versiones. Sincroniza documentos de tu escritorio de forma automática. Se acabó enviar megas y megas de documentos por correo electrónico a tus compañeros de trabajo o a tus socios y proveedores.

  • automatiza procesos internos

    AUTOMATIZA PROCESOS INTERNOS

    El día a día de tu negocio se simplificará cuando utilices la gestión documental como herramienta para definir y automatizar tus procesos internos. Los flujos de trabajo, las tareas compartidas y el acceso compartido a documentos se simplifican, tu equipo es más productivo.

  • icono acceso multiplataforma

    ACCESO MULTIPLATAFORMA

    Consulta cualquier archivo o documento desde tu ordenador de sobremesa o portátil, smartphone o Tablet. Desde cualquier lugar, a cualquier hora. Solo necesitas un navegador con conexión a Internet.

  • icono en tu empresa o en la nube

    EN LA EMPRESA O EN LA NUBE

    Tienes 2 opciones para alojar tu repositorio de documentos: en tu empresa o en la nube. Puedes optar por alojarlos en tus servidores locales y así aprovechar tu infraestructura de sistemas o bien optar por la fórmula de alojamiento en la nube, si no quieres invertir en ampliarla.

  • icono privacidad y seguridad

    PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

    El acceso y edición de documentos digitales se gestiona con un sistema de permisos de usuario. Además, te garantizamos copias de seguridad de los documentos y un servicio de soporte técnico especializado para atender cualquier incidencia.

¿EN QUÉ AYUDA A TU NEGOCIO?

 

Ahorro de tiempo y costes

El acceso a la información se simplifica y la búsqueda de documentos se agiliza. Es posible buscar múltiples documentos de forma simultánea. Y se reducen los costes causados por la pérdida o extravío de documentos.

icono ahorro tiempo y costes

 


icono eficiencia

 

Más eficiencia

Si los documentos están almacenados en un único repositorio, si tu equipo trabaja de forma colaborativa e incluso si tu empresa automatiza sus procesos internos a través del sistema de gestión documental, ganas eficiencia.


Más productividad

Al compartir documentos tu equipo trabaja de una forma más eficiente, el conocimiento fluye en la empresa y es mucho más fácil gestionar cualquier situación crítica con un cliente o proveedor. El día a día es mucho más productivo.

icono productividad

 

¿EN QUÉ CONSISTE UN GESTOR DOCUMENTAL?

Según sean los objetivos y recursos de cada negocio, el sistema de gestión documental puede implantarse por fases. La primera fase es común a cualquier proyecto, ya que permite la creación de un repositorio digital de documentos. Sobre esta base se puede ir un paso más allá implantando o bien un sistema de gestión de equipos de trabajo on line o de automatización de procesos, o un sistema que combine los dos

Repositorio digitalizado de documentos

  • Digitalización y gestión de documentos electrónicos
  • Control de accesos y versiones
  • Búsqueda avanzada y edición en línea
  • Unificación de copias de seguridad

Finalizada la fase de ‘Repositorio digitalizado de documentos’, se puede abordar la ‘Gestión de equipos de trabajo on line’ y ‘Automaziación de procesose’ por separado o paralelamente.

  • pantalla gestor documental
  • pantalla gestor documental
  • pantalla gestor documental
pantalla automatización procesos
  • ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
  • IMPLANTACIÓN DE LA HERRAMIENTA
  • MIGRACIÓN DE DATOS
  • FORMACIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO
  • SEGUIMIENTO
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Global 3 Energia

Global 3 Energia, uno de los grupos independientes con mayor experiencia en relación con el desarrollo, financiación y gestión de plantas de generación de energía eléctrica de España. Para mejorar la comunicación interna y el sistema de flujos de información entre sus miembros, hemos desarrollado un proyecto de gestión documental.

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Ayuntamiento de Tarragona

Para el consistorio de Tarragona hemos desarrollado varios proyectos de administración electrónica, la nueva web municipal, así como una plataforma de trámites online para que, tanto las empresas como los ciudadanos puedan interactuar con su ayuntamiento. También hemos desarrollado su sede electrónica, además de un sistema de gestión documental y archivo electrónico.

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